Kalkulieren, Ausschreiben und Beauftragen von Facility Management Services

Die klassische AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung) unterstützt bei der Ausschreibung von Bauleistungen. Softwarelösungen im Facility Management (CAFM) dienen dem redundanzfreien Informationsmanagement über den gesamten Lebenszyklus der Facilities. Eine Unterstützung des Ausschreibungsprozesses ist teilweise im kaufmännischen FM vorhanden. Systeme aus den genannten Kategorien sind für die Ausschreibung von Serviceleistungen nur bedingt geeignet. Weil sie entweder die unterschiedlichen Anforderungen von Serviceleistungen (z. B. Reinigung, Technik mit Instandhaltung- und Instandsetzungskomponenten) nicht erfüllen oder weil sie die Durchgängigkeit des Ausschreibungsprozesses nicht gewährleisten.

Ein Werkzeug zur Ausschreibung von Facility Management Leistungen muss alle Partner (Auftraggeber und Bieter) in diesem Prozess unterstützen. Nachdem Abschluss einer Vertrags kann dieses Instrument auch für Vertragserweiterungen oder -kürzungen genutzt werden.

Für den Auftraggeber stellt das Leistungsverzeichnis (LV) bzw. die Leistungsbeschreibung (LB), als Kernelement einer Ausschreibung, ein Mittel dar, eine erwartete Leistung eindeutig abzubilden. Erstellt werden können Leistungsbeschreibungen entweder leistungs- oder ergebnisorientiert. Bei beiden Verfahren liegt der Erfolg in der Transparenz der Leistungsbeschreibung. Um Streitigkeiten über die Vergütung zu vermeiden, sollte der Auftraggeber die wesentlichen Einzelheiten der Leistungen, die Rahmenbedingungen der Leistungserbringung und das Leistungsziel deutlich erläutern. Zusätzlich muss bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand sichergestellt sein, dass die Vorgaben der VOB und ggf. der VOL angemessen berücksichtigt werden. Im Rahmen der Vergabe müssen durch eine strukturierte Angebotsabgabe die Vergleichbarkeit und eine schnelle Bearbeitung gewährleistet sein. Für zukünftige Ausschreibungen müssen Ausschreibungstexte und Leistungsverzeichnisse verwendbar sein.

Für den Bieter gilt es, die nachgefragte Leistung unter Berücksichtigung der bekannten Rahmenbedingungen zu kalkulieren. Um den Prozess der Angebotserstellung zu beschleunigen und die Qualität sicherstellen, sollten Bauteil- bzw. Leistungskataloge zur Verfügung stehen. Die Möglichkeit Vergleichsprojekte als Grundlage zu nehmen, muss gegeben sein. Bei funktionalen (ergebnisorientierten) Ausschreibungen kann so der Aufwand für die Angebotserstellung geringer gehalten werden. Ein elektronischer Datenaustausch über standardisierte Austauschformate (z.B. GAEB) beschleunigt den Prozess mit dem Auftraggeber auch nach der Auftragserteilung.